برنامه ریزی کسب و کار یکپارچه (IBP) فرآیندی است برای تبدیل نتایج مطلوب کسب‌وکار به منابع مالی و عملیاتی مورد نیاز، با هدف کلی حداکثر کردن سود و/یا جریان نقدی و در عین حال به حداقل رساندن ریسک.

منظور از برنامه ریزی کسب و کار یکپارچه کسب و کار چیست؟

برنامه ریزی کسب و کار یکپارچه Integrated Business Planning : IBP یک استراتژی برای اتصال عملکردهای برنامه ریزی هر بخش در یک سازمان به منظور همسویی عملیات و استراتژی با عملکرد مالی سازمان است.

بر روی کاغذ، IBP فرآیندی برای همسوسازی اهداف تجاری یک شرکت با امور مالی، زنجیره تامین، توسعه محصول، بازاریابی و سایر عملکردهای عملیاتی آن است. به تامین کنندگان قطعاتی فکر کنید که با خودروسازان کار می کنند و به طور مداوم نیاز به تجهیزات مجدد دارند تا با تغییرات طراحی سازگار شوند، یا تولیدکنندگان مواد غذایی که با حاشیه های بسیار کم کار می کنند و باید زنجیره تامین نامشخص و سلیقه مشتری را مدیریت کنند.

برنامه ریزی کسب و کار یکپارچه

عقب افتادن، و یک رقیب ایستاده است تا آن تجارت را تصاحب کند. به سرعت اما به شیوه ای ناپیوسته حرکت کنید و ممکن است مشتریان خود را حفظ کنید، اما به قیمت هزینه بالاتر کالاهای فروخته شده (COGS) و سود کمتر.

به عنوان مثال، PickerBots را در نظر بگیرید، سازنده رویاپرداز ماشین آلات سفارشی برای عملیات تولید و انبار بود. زمانی که این شرکت در سال 2017 راه اندازی شد، جایگاه خوبی در عرضه رستوران پیدا کرد، اما زمانی که این کسب و کار در سال 2020 به میزان قابل توجهی تنزل یافت، بنیانگذاران تصمیم گرفتند که دوباره ابزارآلات تولید کنند. این شرکت به جای اینکه بازاریابی خود را تغییر دهد، تصمیم گرفت تا استراتژی تجاری خود را اصلاح کند. یک تمرین برنامه ریزی سناریویی از بالا به پایین منجر به همسویی مجدد تحقیق و توسعه، پیش بینی تقاضا، تجزیه و تحلیل سود و درآمد، برنامه ریزی زنجیره تامین و استراتژی بازاریابی و فروش شد.

فرهنگ شرکت قبلاً بر روی تفکر نوآورانه قوی بود، اما بنیانگذاران دریافتند که پیوند بین برنامه ریزی استراتژیک و عملیات روزانه می تواند به بهبود ختم خواهد شد. برای هماهنگ کردن عملیات با برنامه ریزی تقاضای محصول و فروش و بازاریابی و در عین حال با اهداف مالی و بودجه، یک مدیر ارشد عملیاتی COO جدید را استخدام کردند.

عناصر کلیدی در برنامه ریزی کسب و کار یکپارچه (IBP)

  • در شرکتی که از IBP استقبال می‌کند، خط مستقیمی از خرید، تولید و موجودی تا فروش و بازاریابی و اهداف مالی و بودجه وجود دارد.
  • یک مزیت کلیدی IBP این است که مواد با قیمت مناسب، در زمان مناسب و به مقدار مناسب برای برآوردن تقاضای بازار خریداری می‌شوند.
  • IBP موفق، همکاری نزدیک‌تر و اعتماد بیشتری را در میان بخش‌ها ایجاد می‌کند که منجر به بهبود تصمیم‌گیری می‌شود.
  • IBP ممکن است به تغییرات فرهنگی قابل توجهی نیاز داشته باشد و بدون تعهد تزلزل ناپذیر تیم اجرایی نمی تواند موفق باشد.

برنامه ریزی کسب و کار یکپارچه در عمل

بسیاری از سازمان ها IBP را با یک تمرین زنجیره تامین محور اشتباه می گیرند. در حالی که ارتباط برنامه ریزی زنجیره تامین با سایر بخش ها، از فروش و عملیات تا امور مالی، مهم است، این تنها یک عنصر است.

IBP اهداف تجاری و اهداف مالی را با تصمیمات و اجرا در کل کسب و کار هماهنگ می کند.

با برنامه ریزی و تحلیل مالی (FP&A) همپوشانی وجود دارد. از آنجایی که یک طرح IBP داده‌ها را از سراسر سازمان جمع‌آوری می‌کند، شرکت‌ها در تحلیل پیش‌بینی بهتر می‌شوند. اکنون، زمانی که خرید کمبود قطعات را پیش‌بینی می‌کند، عرضه و عملیات می‌توانند قبل از اینکه مشتریان تحت تأثیر قرار گیرند، به صورت هماهنگ عکس العمل نشان دهند.

مدیر ارشد عملیاتی جدید PickerBots توصیه می کند که حداقل 36 ماه زمان نیاز است. رهبران باید در حین بررسی، بازنگری و اطلاع رسانی مداوم نتایج مالی و عملیاتی، چشمان خود را به این برنامه بلندمدت نگاه دارند. چه شکاف های زنجیره تامین باز شده است و چگونه می توانیم آنها را ببندیم؟ آیا باید برنامه ریزی سناریوی خود را به روز کنیم؟ آیا ما KPIهای مالی مناسب را دنبال می کنیم؟

چرا برنامه ریزی کسب و کار یکپارچه مهم است؟

شرکت‌هایی که IBP را متعهد می‌شوند به تعدادی از مزایای عملی، از جمله کاهش هزینه‌های نگهداری، پاسخگویی بیشتر به خدمات مشتری و برآورده‌سازی تقاضا، زمان کوتاه‌تر برای بازاریابی محصولات جدید و همبستگی بهبود یافته بین برنامه‌ریزی و برآورده شدن تقاضا پی می‌برند.

پس از برنامه‌ریزی سناریو و جلسه استراتژی PickerBot، این شرکت تصمیم گرفت به بازار روبات‌های مشارکتی در حال ظهور یا cobot برود. یک ربات مشارکتی برای تعامل ایمن با کارگران انسانی طراحی شده است. رهبران PickerBot بر این باورند که تقاضا برای کوبات‌های “انتخاب و جاگذاری” با مهارت‌های حرکتی خوب برای استفاده در خطوط تولید و همچنین در محیط‌های کشاورزی افزایش می‌یابد.

اکنون که شرکت جهت استراتژیک خود را دارد، COO می‌خواهد قبل از پرداختن به حوزه‌های عملی‌تر، مانند برنامه‌ریزی و تحلیل مالی و بهینه‌سازی زنجیره تامین، بر روی سه مفهوم سطح بالاتر تمرکز کند. به این دلیل است که بدون تعیین هدف، PickerBots نمی‌تواند موفقیت را تعریف کند.

همسویی و مسئولیت پذیری

همه مدیران باید در سه مورد توافق داشته باشند:

  • اهداف شرکت ما چیست؟
  • موفقیت برای هر کدام چگونه است؟
  • من و تیمم چگونه مشارکت و پاسخگو خواهیم بود؟

اهداف این شرکت به چهار حوزه تقسیم می شود:

هدف متمرکز بر صنعت، عملیات و زنجیره تامین، مالی و بازاریابی و فروش.

تیم مدیریت همه اهداف را بررسی می کند تا مطمئن شود که آنها با استراتژی هماهنگ هستند و هم قابل اجرا و هم قابل دستیابی هستند.

مثال:

  1. هدف متمرکز بر صنعت: خلاقانه ترین کوپات های موجود در بازار را ارائه دهید
  2. موفقیت چگونه به نظر می رسد: محصولی بسازید که بتواند از نظر توانایی در چیدن محصولات شکننده بدون آسیب، با یک کارگر انسانی برابری کند یا از آن فراتر رود.
  3. چه کسی اجرا خواهد کرد: تیم تحقیق و توسعه
  4. هدف مالی: تنوع بخشیدن به جریان های درآمدی
  5. موفقیت چگونه به نظر می رسد: وابستگی به یک بازار/صنعت را به حداقل برسانید. برای ایجاد درآمد مکرر از قراردادهای تعمیر و نگهداری، یک بازوی خدمات اضافه کنید که توسط حسگرهایی که در همه محصولات جدید تعبیه شده است.
  6. چه کسی اجرا خواهد کرد: چند کاره به رهبری مدیر عامل و امور مالی

اهداف دیگر ممکن است «کنترل هزینه‌ها در هر مرحله و تحویل کوبات‌ها به مشتریان به موقع و مطابق با مشخصات» با انتظار کاهش 10 درصدی COGS و افزایش 25 درصدی امتیاز خالص تبلیغ کننده شرکت در یک سال باشد. یا برای فروش، “با هر فروش 10 مشتری جدید برای کوبات های کشاورزی شرکت و قراردادهای نگهداری بسته بندی پیدا کنید.” این به تنوع درآمدی بازمی گردد.

یک نکته مهم: هر مدیری در قبال هر هدفی پاسخگو است، نه فقط اهدافی که در حیطه اختیارات اوست.

تصمیمات و اقدامات آگاهانه

برنامه ریزی در سراسر زنجیره تامین PickerBots از هم گسسته بود و مهندسان مواد را مستقیماً خریداری می کردند و برنامه ریزی مرکزی یا کنترل هزینه کمی داشتند. به عنوان بخشی از فرآیند IBP، این شرکت اصول برنامه ریزی فروش و عملیات (S&OP) را برای بهبود زنجیره تامین و تدارکات خود اتخاذ خواهد کرد.

اهداف قابل اجرا در اینجا شامل ایجاد دید در نحوه عملکرد هر بخش و مرتبط کردن تأثیر تصمیمات با اهداف مالی است. به عنوان مثال، با ساخت حسگرهای تحقیق و توسعه که می‌توانند به طور خودکار داده‌ها را در مورد وضعیت عملیاتی یک ربات جمع‌آوری و ارسال کنند، PickerBots می‌تواند به طور پیشگیرانه تعمیرات پیشگیرانه را انجام دهد تا دستگاه‌ها تقریباً هرگز خراب نشوند – یک نقطه فروش مهم و راهی برای کمک به درآمد تعمیر و نگهداری.

در سرتاسر سازمان، بخش ها باید کمتر بر نیازهای خود تمرکز کنند و اقدامات را از دریچه همه اهداف مشاهده کنند. این بدان معناست که شرکت باید داده‌های به‌موقع زیادی را جمع‌آوری کند و از آن برای صدور گزارش‌ها استفاده کند تا مدیران بتوانند تصمیم‌های بهتر و سریع‌تری بگیرند. که ممکن است نیاز به سرمایه گذاری در ERP و سایر نرم افزارها داشته باشد.

شفافیت / دید

همه روسای بخش در یک بررسی تجاری ماهانه شرکت خواهند کرد، جایی که گروه پیشرفت در دستیابی به اهداف شرکت را ارزیابی خواهد کرد. برنامه استراتژیک همچنین در دسترس همه کارکنان است و جلسات سه ماهه همه جانبه برای جمع‌آوری ایده‌ها و بینش‌ها و بررسی KPIها برگزار می‌شود.

6 مرحله در فرآیند برنامه ریزی کسب و کار یکپارچه

اکنون که اهداف آن تعیین شده است، PickerBots می تواند گام های بعدی را در سفر IBP خود بردارد.

1. تعیین کنید چه چیزی شرکت را عقب نگه می دارد.

آیا این کمبود است یا رشد یا سودآوری؟ آیا سبد محصولات خیلی پیچیده است؟ آیا کسب و کار رقابت در فضای خود را از دست داده است؟ برای شرکت تولیدی ما، مشکل اصلی تمرکز بیش از حد بر یک بازار خاص بود.

2. کارکنان را درگیر و آموزش دهید.

به محض اینکه رهبری به اهداف خود بپردازد، این شور و شوق باید در رتبه ها فرود آید. اگر همه متعهد به برنامه ریزی کسب و کار یکپارچه نباشند، موفقیت دست نیافتنی خواهد بود. COO تشخیص می دهد که یک برنامه رسمی مشارکت کارکنان باعث می شود که کارگران در موفقیت کسب و کار سرمایه گذاری کنند و فعالانه برای رسیدن به اهداف استراتژیک تلاش کنند.

3. یک تیم ببر راه اندازی کنید.

موفقیت IBP از هماهنگی شدید، ارتباط مداوم و مسئولیت پذیری برای KPIها ناشی می شود. این یک تغییر فرهنگی است که انتشار آن در سراسر تجارت زمان می برد. برای شروع سریع کارها، PickerBots کارمندان متعهد را در هر حوزه عملکردی شناسایی کرد و آنها را به یک تماس روزانه 20 دقیقه ای اختصاص داد. در حال حاضر، می گویند یک محموله از خواننده های RFID مورد نیاز برای ساخت، دو هفته تاخیر خواهد داشت. عضو تیم خرید آن اطلاعات را به سرعت به اشتراک می گذارد تا فروش بتواند انتظارات مشتری را مدیریت کند و درآمدهای مالی را به تاخیر بیاندازد. اگر مشکل تکرار شود، شرکت می تواند به دنبال تامین کنندگان جدید باشد. دیگر خبری از غافلگیری نیست.

4. یک فرآیند اولویت بندی پروژه/محصول را ایجاد کنید.

IBP نظم و انضباط دارد. فقط پروژه هایی که اهداف استراتژیک شرکت را پیش می برند منابع دریافت می کنند. برای محصولات هم همینطور این ممکن است به معنای غروب خطی باشد که هنوز در حال فروش است اما پتانسیل رشد ندارد. همه مدیرانی که به منابع نیاز دارند یا ایده راه‌اندازی محصول یا خدمات دارند، یک الگوی تحلیل هزینه و فایده را پر می‌کنند که به گونه‌ای طراحی شده است که نشان دهد آیا منافع و هزینه‌های مورد انتظار مطابق با اهداف است یا خیر. رهبری استفاده از این فرآیند را در اولویت قرار می دهد. دیگر خبری از گاوهای مقدس نیست.

5. نفوذ تیم مالی را گسترش دهید.

امور مالی باید روی برنامه ریزی محصول، بهینه سازی زنجیره تامین و جلسات استراتژی فروش بنشیند. به طور خاص، یک عضو تیم مالی را انتخاب کنید که به خوبی در کارکردهای FP&A آشنا باشد. متخصصان FP&A تصمیمات اصلی اتخاذ شده توسط تیم اجرایی را اطلاع می‌دهند و داده‌های مالی را از سراسر سازمان جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل می‌کنند تا گزارش‌هایی ایجاد کنند که نشان دهد آیا اهداف برآورده شده‌اند – و اگر نه، چرا که نه؟ چگونه مشکل را برطرف کنیم؟ مانند بسیاری از شرکت‌های کوچک‌تر، PickerBots یک کارمند اختصاصی FP&A ندارد، بنابراین رئیس بخش مالی یکی از اعضای تیم حسابداری را منصوب می‌کند که کسب‌وکار را می‌شناسد و استعداد جمع‌آوری داده‌ها و خرد کردن اعداد را دارد.

6. استفاده از فناوری و ابزار برای حمایت از IBP.

اگر فرآیند پیش‌بینی به‌عنوان یک تمرین سه‌ماهه یا سالانه در نظر گرفته شود که توسط امور مالی تحمیل می‌شود و سود کمی برای بخش‌ها به همراه دارد، IBP نمی‌تواند موفق شود. شرکت‌هایی که بودجه‌های ثابت و لحظه‌ای دارند، باید پیش‌بینی‌های متحرکی را اتخاذ کنند تا مطمئن شوند که کسب‌وکار در مسیر خود باقی می‌ماند. و تیم های مالی باید بتوانند به راحتی به داده های مورد نیاز خود از هر منطقه عملیاتی دسترسی داشته باشند. هم پیش بینی های متحرک و هم استفاده بهتر از داده ها نیازمند فناوری و تعهد به شفافیت است. شما نمی توانید آنچه را که نمی توانید اندازه گیری کنید مدیریت کنید.

5/5 - (1 امتیاز)

ارسال پاسخ

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.